Copilot Chat ohne Lizenz: Was sich am 9. November ändert

Die kurze Antwort

• Ab dem 9. November 2026 gelten für Copilot Chat ohne Lizenz Nutzungslimits für weitere Funktionen; für die Bilderzeugung gibt es sie schon. Welche Funktionen dazukommen und wie viel jemand nutzen kann, nennt Microsoft nicht. Admins können die Limits weder einsehen noch ändern.
• Wer an ein Limit stößt, sieht in Copilot einen Hinweis, ab wann es wieder geht. Eine Antwort, die gerade entsteht, bricht nicht ab.
• Copilot Chat bleibt kostenlos und reicht für Texte, Recherchen im Web und Dateien, die jemand hochlädt. Selbst in Mails, Chats, Terminen und Dateien sucht Copilot nur mit Lizenz.
• Für Firmen bis 300 Personen heißt die Lizenz Microsoft 365 Copilot Business. Sie kostet 18,20 € je Person und Monat im Jahresvertrag, zzgl. MwSt. Bestehende Business-Kunden zahlen bei Abschluss bis Ende 2026 im ersten Jahr 15,60 €.
• Wer vor allem Fragen an eine bestimmte Ablage hat, etwa an das Handbuch auf SharePoint, kommt oft mit einem Agenten aus, der je Antwort abgerechnet wird.

Was sich am 9. November ändert: Limits ohne Zahlen

Die neuen Grenzen gelten in Microsoft 365 für Firmen für alle ohne Copilot-Lizenz, im Browser, in der Desktop-App und auf dem Handy. Für die Bilderzeugung gibt es sie schon länger. Ab dem 9. November kommen weitere Funktionen dazu, und laut Microsoft können es mit der Zeit mehr werden.

Zahlen nennt Microsoft keine. Die Grenzen hängen von der Auslastung ab und können sich im Lauf des Tages ändern. Admins sehen sie nicht und können sie nicht verschieben. Microsoft betont, dass eine erreichte Grenze kein Fehler ist, und empfiehlt Admins nur, den Helpdesk vorzuwarnen.

Ich rechne damit, dass die Grenzen zuerst die treffen, die Copilot Chat schon jeden Tag nutzen. Auch mit Lizenz gibt es Grenzen. Microsoft schrieb im September, sie seien so gesetzt, dass die allermeisten nie eine erreichen. Wie hoch sie in beiden Fällen liegen, sagt Microsoft nicht.

Ohne Lizenz kennt Copilot Chat nur die Firmendaten, die man ihm zeigt

Copilot Chat gehört ohne Aufpreis zu Microsoft 365 für Firmen. Es beantwortet Fragen mit Wissen aus dem Web, schreibt und überarbeitet Texte und arbeitet mit Dateien, die jemand hochlädt, etwa einer Word-Datei, einer Excel-Tabelle oder einem PDF. Erreichbar ist es in der App Microsoft Copilot, unter copilot.cloud.microsoft, in Edge sowie in Outlook und Teams.

In Outlook und Teams sieht Copilot Chat auch, was gerade geöffnet ist. Eine lange Mail lässt sich so zusammenfassen, ohne sie zu kopieren. Den Rest des Postfachs kennt es nicht.

Ob Copilot auch in Word, Excel und PowerPoint erscheint, hängt vom Microsoft-365-Tarif ab. Microsoft unterscheidet drei Stufen. Welcher Tarif zu welcher gehört, steht in Microsofts Übersicht nicht, verlässlich ist die Anzeige in der Copilot-App unter dem eigenen Namen:

Standardzugang heißt: Copilot arbeitet, wenn Rechenleistung frei ist. Zu Spitzenzeiten kann es dauern, oder eine Funktion ist kurz nicht verfügbar. Mit Lizenz haben die Anfragen Vorrang.

Erst mit Lizenz sucht Copilot in Mails und Dateien

Den größten Unterschied macht der Zugriff auf die eigenen Daten. Mit Lizenz sucht Copilot selbst in Mails, Chats, Besprechungen, Terminen und Dateien, auf die die Person Zugriff hat. Die Frage „Welcher Liefertermin wurde mit dem Lieferanten vereinbart?“ beantwortet Copilot dann aus den Mails und Besprechungen dazu. Ohne Lizenz müsste die Person die passende Mail erst selbst finden und öffnen.

Copilot findet dabei alles, was die Person öffnen darf, auch Dateien in Ordnern, die versehentlich für alle freigegeben sind. Eines der größten Risiken ist laut Microsoft die Freigabe für „Jeder, außer externen Benutzern“: Solche Inhalte sieht jede Person im Unternehmen, und sie tauchen direkt in den Antworten von Copilot auf. Mit der Lizenz kommt deshalb SharePoint Advanced Management dazu. Ein Bericht darin listet genau diese Freigaben auf, und betroffene Websites lassen sich vorübergehend aus den Antworten nehmen. Diese Prüfung gehört vor den Start.

Außerdem bringt die Lizenz:

• Vorrang bei der Rechenleistung, auch zu Spitzenzeiten,
• den Researcher, der in mehreren Schritten einen Bericht mit Quellen aus Firmendaten und Web schreibt (höchstens 25 Anfragen je Person und Monat), und den Analyst, der Tabellen auswertet und Diagramme erstellt,
• Agenten, die mit Firmendaten arbeiten,
• Agenten aus Copilot Studio, die für Personen mit Lizenz nichts zusätzlich kosten.

Für Firmen bis 300 Personen heißt die Lizenz Microsoft 365 Copilot Business. Laut Microsofts deutscher Preisseite kostet sie 18,20 € je Person und Monat im Jahresvertrag und 21,84 € ohne Jahresbindung, jeweils zzgl. MwSt. (Stand 4. November 2026). Wer schon einen Business-Tarif hat und bis zum 31. Dezember 2026 ein Jahresabo abschließt, zahlt im ersten Jahr 15,60 €. Ab dem 1. Dezember lässt sich die Lizenz auch ohne Microsoft-365-Tarif kaufen, zum selben Preis.

Für alle 30 Personen eines Betriebs sind das im Jahresvertrag 546 € im Monat, für zehn Personen 182 €. Es lohnt sich also zu klären, wer die Lizenz wirklich braucht.

Reicht Copilot Chat? Drei Fragen

Am besten für jede Person einzeln durchgehen, die Copilot regelmäßig nutzt.

Prüfschema · Frage 1 von 3

Soll Copilot selbst in Mails, Chats, Terminen und Dateien der Person suchen?

Ohne Lizenz sieht Copilot nur, was die Person hochlädt oder in Outlook und Teams gerade geöffnet hat. Mit Lizenz sucht es selbst in allem, worauf sie Zugriff hat.

Prüfschema · Frage 2 von 3

Braucht die Person vor allem Antworten aus einer bestimmten Ablage?

Etwa aus Handbüchern, Preislisten oder Richtlinien auf SharePoint. Dafür gibt es Agenten, die je Antwort abgerechnet werden statt pro Kopf.

Prüfschema · Frage 3 von 3

Wie oft nutzt die Person Copilot?

Ab dem 9. November 2026 begrenzt Microsoft Copilot Chat ohne Lizenz stärker. Wo die Grenze liegt, sagt Microsoft nicht. Wer viel fragt, merkt es zuerst.

Ein Agent kann Lizenzen sparen

Oft geht es um eine bestimmte Ablage: das Handbuch, die Preisliste, die Reisekostenrichtlinie auf SharePoint. Dafür braucht nicht jede Person eine Lizenz. Ein Agent aus Copilot Studio beantwortet Fragen aus genau diesen Dokumenten, und Personen ohne Lizenz nutzen ihn in Copilot Chat. Abgerechnet wird dann je Antwort in Copilot Credits.

Für ein Team, das gelegentlich ins Handbuch schaut, kostet das deutlich weniger als eine Lizenz für jede Person. Nach Microsofts Preistabelle kostet eine generierte Antwort 2 Credits. Durchsucht der Agent dafür zusätzlich alle Daten in Microsoft 365, auf die die Person Zugriff hat, kommen 10 dazu. Microsoft rechnet in seinen Beispielen mit 0,01 US-Dollar je Credit bei Abrechnung nach Verbrauch. 200 Fragen im Monat mit dieser Suche ergeben 2.400 Credits, rund 24 US-Dollar. Lizenzen für zehn Personen kosten 182 € im Monat. Teurer wird der Agent mit einem Reasoning-Modell, das länger nachdenkt: Dann rechnet Microsoft zusätzlich nach der verarbeiteten Textmenge ab.

Ab Werk ist die Abrechnung je Antwort ausgeschaltet. Ein Admin richtet sie ein, entweder über ein Azure-Abonnement nach Verbrauch oder über ein Kontingent mit 25.000 Credits im Monat. Für einen Agenten lässt sich zusätzlich ein Monatslimit setzen.

Solche Agenten sind ein Schwerpunkt bei KI im Unternehmen.

Datenschutz: Das Firmenkonto macht den Unterschied

Ist jemand mit dem Firmenkonto angemeldet, gilt für Copilot Chat der Unternehmensdatenschutz von Microsoft (Enterprise Data Protection). Eingaben und Antworten fallen dann unter dieselben Vertragsbedingungen wie Mails in Exchange und Dateien in SharePoint. Zu erkennen ist das an der Angabe „Work“ unter dem Profil und am grünen Schild. Wer sich in der Copilot-App oder in Edge mit einem privaten Microsoft-Konto anmeldet, landet in der Fassung für Verbraucher. Admins können private Konten über Mandanteneinschränkungen (Tenant Restrictions) ausschließen.

Für Firmen in der EU verarbeitet Microsoft Copilot-Anfragen innerhalb der EU-Datengrenze, mit Ausnahmen. Sucht Copilot im Web, schickt es aus der Frage gebildete Suchbegriffe an Bing. Für diese Suchbegriffe gelten weder die EU-Datengrenze noch der Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Admins können die Websuche mit der Richtlinie „Allow web search in Copilot“ abschalten. Lässt eine Firma Modelle von Anthropic zu, gilt die EU-Datengrenze auch für sie nicht. Die dritte Ausnahme ist das Flex Routing: Ist es eingeschaltet, dürfen Anfragen bei Lastspitzen auch in den USA, in Kanada oder in Australien verarbeitet werden. Gespeichert bleiben die Daten in der EU, bis auf begrenzte pseudonymisierte Daten. Wurde das Microsoft 365 einer Firma nach dem 25. März 2026 eingerichtet, ist Flex Routing ab Werk an. Die Einstellung gilt für Copilot und Copilot Chat und steht im Admin Center unter Copilot › Settings › View all › Flex routing during peak load periods.

Was Admins jetzt tun sollten

• Helpdesk und Team vorwarnen: Der Hinweis auf eine Grenze ist kein Fehler, später geht es wieder.
• Im Admin Center den Bericht zur Nutzung von Copilot Chat ansehen. Er zeigt über 7 bis 180 Tage, wie viele Personen Copilot nutzen und wie oft sie fragen. Wer täglich dabei ist, ist der erste Kandidat für eine Lizenz.
• Festlegen, wie Anfragen nach Lizenzen laufen. Sie landen im Admin Center unter Billing › Licenses › Requests.
• Wurde Microsoft 365 nach dem 25. März 2026 eingerichtet, die Einstellung zum Flex Routing prüfen.
• Agenten nach Verbrauch nur bewusst freischalten, mit Monatslimit.

Fragt nach dem 9. November jemand, warum Copilot gerade nicht will, ist die Antwort kurz: kein Fehler, der Hinweis sagt, wann es weitergeht. Kommt dieselbe Person jede Woche mit dieser Frage, hat sie sich die Lizenz verdient.