Wiederkehrende Abläufe automatisieren.

Power Automate ist in vielen Microsoft-365-Lizenzen enthalten, dort allerdings nur mit den Standard-Konnektoren, den mitgelieferten Verbindungen zu Microsoft 365 und einigen anderen Diensten. Premium- und eigene Konnektoren sowie die Anbindung von Programmen im eigenen Netz brauchen eine zusätzliche Lizenz (laut Microsoft Learn, Stand Oktober 2026). Power Automate läuft im Microsoft 365 des Unternehmens und ist stark bei Abläufen in Outlook, Teams, SharePoint und Excel. n8n hat einsehbaren Quellcode, läuft auf einem eigenen Server und verbindet nahezu jede Software mit einer API.

Arbeitet das Team überwiegend in Microsoft 365, ist Power Automate oft der kürzere Weg. Für viele Systeme außerhalb von Microsoft, eigenes Hosting oder umfangreiche Logik eignet sich n8n. Entschieden wird im Erstgespräch, für den konkreten Ablauf.

Alles, was regelmäßig nach denselben Regeln abläuft und dessen Systeme eine Schnittstelle haben: E-Mails, Formulare, Dateien, ERP, CRM, Microsoft 365. Wo Texte oder Belege verstanden werden müssen, hilft ein KI-Schritt: Er liest aus, ordnet ein oder formuliert Antworten vor. E-Rechnungen bringen Betrag und Lieferant schon als Daten mit; das Auslesen wird einfacher, Prüfen und Freigeben bleiben.

Ein fehlgeschlagener Lauf löst eine Benachrichtigung aus, und jeder Lauf steht im Protokoll. Wer benachrichtigt wird, steht vor dem Start fest. Ändert sich ein angebundenes System, braucht der Workflow eine Anpassung. Liest die KI eine Rechnung unvollständig oder unstimmig aus, etwa bei einem fehlenden Pflichtfeld, einer abweichenden Summe oder einem unbekannten Lieferanten, landet sie bei einer Person, auch unterhalb der Freigabegrenze.

Verschlüsselt in der Plattform, nicht im Workflow. Welche Daten ein Workflow lesen und schreiben darf, wird für jedes angebundene System festgelegt.

n8n läuft selbst betrieben auf einem Server, bei Katio Tech oder beim Unternehmen, in der Region der Wahl, für Unternehmen in der EU etwa in Deutschland. Workflows und ihre Daten bleiben dort. Die Verbindungen zu n8n selbst, etwa anonyme Nutzungsdaten und Hinweise auf neue Versionen, lassen sich abschalten (laut n8n-Dokumentation, Stand Oktober 2026). Betreut Katio Tech den Server, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für angebundene Dienste wie KI-Modelle gelten deren eigene Bedingungen; den konkreten Ablauf prüft der oder die Datenschutzbeauftragte vor dem Start.

Jeder Ablauf wird einzeln kalkuliert, nach der Zahl der Systeme, den Ausnahmen und den Freigabestufen. Preis und Zeitplan stehen im Angebot nach dem Erstgespräch. Laufend können Lizenzen, Hosting für n8n und die Nutzung von KI-Modellen dazukommen. Ein überschaubarer erster Ablauf läuft oft nach wenigen Wochen.