n8n, Power Automate, Make oder Zapier: Welches Werkzeug passt?

Die kurze Antwort

• Power Automate, wenn die Abläufe überwiegend in Microsoft 365 stattfinden, also in Outlook, Teams, SharePoint und Excel. Mit den Standard-Connectors ist es in Microsoft-365-Lizenzen schon enthalten.
• Zapier, wenn ein Fachbereich ohne eigene IT schnell ein paar Cloud-Dienste verbinden will, die Zahl der Durchläufe überschaubar bleibt und die Daten in den USA verarbeitet werden dürfen.
• Make für verzweigte Abläufe bei kleinem Budget, auf Wunsch mit den Daten in einem EU-Rechenzentrum.
• n8n, wenn die Daten auf eigenen Servern oder in Frankfurt bleiben sollen, eigener Code dazukommt oder viele Schritte und Durchläufe anfallen.

Alle Preise: Stand Oktober 2026, bei jährlicher Zahlung, ohne Mehrwertsteuer.

So arbeiten alle vier: ein Auslöser, dann Aktionen

Ein Auslöser (Trigger) startet den Ablauf, etwa eine neue E-Mail, ein Formulareintrag oder eine feste Uhrzeit. Danach folgen Aktionen in anderen Programmen: einen Datensatz anlegen, eine Datei ablegen, eine Nachricht schicken. Gebaut wird grafisch, ohne dass man programmieren muss. Die Anbindung an ein Programm heißt je nach Hersteller Connector, App oder Integration, der fertige Ablauf Flow (Power Automate), Zap (Zapier), Szenario (Make) oder Workflow (n8n).

Zapier liegt mit über 10.000 fertigen Anbindungen vorn, Make nennt über 3.500, n8n über 2.000. Wichtiger als die Zahl ist, ob die eigenen Programme dabei sind und welche Aktionen ihre Anbindung kennt.

Fehlt eine Anbindung, lässt sich die Schnittstelle eines Programms auch direkt per HTTP-Anfrage ansprechen. Bei Power Automate ist der HTTP-Connector allerdings ein Premium-Connector, bei Zapier gibt es „Webhooks by Zapier“ nur in den bezahlten Tarifen.

Kosten: Jeder Anbieter zählt etwas anderes

Der größte Unterschied: Was ein Anbieter zählt, entscheidet, wie die Rechnung mit jedem Schritt und Durchlauf wächst.

Bei Zapier kostet jeder Schritt, der etwas bewirkt, einen Task. Legt ein Ablauf je Bestellung einen Kunden an, schreibt eine Zeile in eine Tabelle und meldet sie ans Team, sind das drei Tasks. Frei ist, was nur wartet, prüft oder umformt: Auslöser und ihre Abfragen nach neuen Daten, Filter, Pfade und Formatierungsschritte. Fehlgeschlagene Aktionen zählen auch nicht.

Bei Make kostet fast jeder Schritt, Modul genannt, einen Credit je Ausführung. Das gilt auch für den Auslöser, selbst wenn er nachsieht und nichts Neues findet. Frei sind Verzweigungen (Router), Filter und Fehlerbehandlung. Teuer werden Listen: Gibt der Ablauf die 30 Positionen einer Bestellung einzeln weiter, kostet jedes folgende Modul 30 Credits. KI-Funktionen über den eigenen KI-Anbieter von Make werden nach Tokens abgerechnet und können mehr verbrauchen.

Bei n8n kostet nur der Durchlauf. Eine Ausführung ist der ganze Workflow, egal wie viele Schritte er hat und wie viele Daten er bewegt. Wer n8n selbst betreibt, zahlt in der Community Edition keine Lizenz und hat keinen Zähler.

Bei Power Automate zahlt man je Nutzer oder je Flow, nicht je Durchlauf. Begrenzt ist die Zahl der Aktionen am Tag: Microsoft nennt 6.000 je Nutzer mit Microsoft-365-Lizenz und 40.000 mit Power Automate Premium.

Rechenbeispiel: ein Workflow, vier Rechnungen

Ein schematisches Beispiel: Ein Workflow startet bei jeder neuen Bestellung und führt acht Aktionen in anderen Systemen aus, bei 1.000 Bestellungen im Monat.

Zapier kostet hier rund das Vierzehnfache von Make.

Zapier und Make nennen ihre Preise in US-Dollar. Zapier Professional ist für eine Person gedacht; Team für bis zu 25 Personen kostet bei 10.000 Tasks 169 $. Make erlaubt in allen Tarifen beliebig viele Nutzer. Bei n8n Cloud darf ein Durchlauf im Starter-Tarif höchstens fünf Minuten dauern.

Das Beispiel zeigt eine Richtung, keine Rechnung für den Einzelfall. Bei Zapier und Make kostet jeder weitere Schritt mit, bei n8n und Power Automate nicht. Fragt bei Make der Auslöser alle 15 Minuten nach neuen Bestellungen, statt dass der Shop sich per Webhook selbst meldet, verbrauchen allein die Abfragen bis zu 2.880 Credits im Monat. Dann passt das Beispiel nicht mehr in die Stufe mit 10.000 Credits.

Ein häufiger erster Ablauf ist der Rechnungseingang; was sich dort mit der E-Rechnung ändert, steht im Artikel E-Rechnung ab Januar 2027.

Power Automate: schon bezahlt, bis ein Premium-Connector dazukommt

Power Automate gehört zur Microsoft Power Platform und läuft im eigenen Microsoft-365-Tenant, mit denselben Konten und Berechtigungen wie Outlook und Teams. Mit einer Microsoft-365-Lizenz lassen sich Flows bauen, die automatisch, nach Zeitplan oder per Knopf starten, solange sie nur Standard-Connectors nutzen. Dazu gehören die Microsoft-365-Dienste, nicht aber SQL Server, Dynamics 365, die Azure-Dienste und der allgemeine HTTP-Connector. Das sind Premium-Connectors.

Die größte Hürde ist die Lizenzlogik. Ob ein Flow mit Microsoft 365 auskommt, entscheidet jeder einzelne Connector, und ein Premium-Connector mitten im Ablauf ändert die Rechnung. Dann braucht es Power Automate Premium für 13 € je Nutzer und Monat oder eine Process-Lizenz für 130 € im Monat. Die Process-Lizenz wird einem einzelnen Flow zugewiesen und gilt unabhängig davon, wer ihn besitzt oder auslöst. Ohne sie laufen automatisierte und zeitgesteuerte Flows mit der Lizenz ihres Besitzers: Wer einen Flow mit Premium-Connector baut, braucht Premium dann selbst.

Typisch ist der HTTP-Connector: Er ist der naheliegende Ausweg, sobald ein Standard-Connector eine Aktion nicht kennt, und Microsoft nennt ihn selbst als Hürde beim Umstieg von alten SharePoint-Workflows. Wer nur SharePoint ansprechen will, kommt mit der Aktion „Send an HTTP request to SharePoint“ aus, die zum Standard-Connector gehört.

Für Abläufe, die vor allem Programme außerhalb von Microsoft verbinden, ist eines der anderen drei Werkzeuge meist der einfachere Weg.

Für alte Windows-Programme ohne Schnittstelle gibt es Desktop-Flows, die Maus und Tastatur nachahmen (Robotic Process Automation, kurz RPA). Power Automate Premium enthält dafür einen beaufsichtigten Bot, der auf dem Rechner der angemeldeten Person läuft. Für Abläufe ohne Aufsicht wird eine Process-Lizenz einem Rechner zugewiesen und führt dort jeweils einen Desktop-Flow aus.

Zapier: schnell gebaut, bei vielen Schritten teuer

Ein Zap ist schnell gebaut: Auslöser wählen, Aktionen anhängen, Felder zuordnen. Der kostenlose Tarif erlaubt 100 Tasks im Monat und nur Zaps aus einem Auslöser und einer Aktion. Professional beginnt bei 19,99 $ im Monat für 750 Tasks, Team mit bis zu 25 Nutzern bei 69 $ für 2.000 Tasks. Mit vielen Schritten und Durchläufen wird Zapier deutlich teurer als die anderen drei.

Wird das Kontingent knapp, laufen die Zaps nur mit eingeschalteter Nachberechnung weiter. Jeder zusätzliche Task kostet dann das 1,25-Fache des Grundpreises bei jährlicher und das 2,5-Fache bei monatlicher Zahlung, höchstens bis zum Dreifachen des Kontingents. Ohne Nachberechnung halten die Zaps bis zum nächsten Abrechnungszeitraum an.

Für KI-Aufgaben gibt es in jedem Tarif Zapier Agents. Sie haben ein eigenes Kontingent an Aktivitäten und verbrauchen keine Tasks.

Selbst betreiben lässt sich Zapier nicht, und die Daten liegen in den USA.

Make: günstig, solange die Credits reichen

Make, früher Integromat, gehört zu Celonis. Szenarien entstehen auf einer Arbeitsfläche, auf der Module verbunden werden; Verzweigungen (Router), Schleifen über Listen (Iterator) und das Zusammenfassen von Ergebnissen (Aggregator) sind eigene Module. So bleibt auch ein verzweigter Ablauf auf einen Blick erkennbar.

Der kostenlose Tarif bietet 1.000 Credits im Monat, zwei aktive Szenarien und Abfragen höchstens alle 15 Minuten. Mit 10.000 Credits kosten die bezahlten Tarife 9 $ (Core), 16 $ (Pro) oder 29 $ (Teams) im Monat. Sie erlauben beliebig viele Szenarien, Abfragen im Abstand ab einer Minute und bis zu 40 Minuten Laufzeit je Durchlauf. Sind die Credits aufgebraucht, halten die Szenarien an, bis neue gekauft sind; eingehende Webhooks warten so lange in einer Warteschlange.

Die Grenze liegt in der Zählweise: Listen, die Position für Position laufen, und häufig abfragende Auslöser verbrauchen Credits schneller, als der niedrige Einstiegspreis vermuten lässt.

n8n: zählt nur Durchläufe, verlangt aber mehr Technik

Für n8n gibt es zwei Wege. n8n Cloud betreibt der Hersteller auf Servern in Frankfurt, ab 20 € im Monat für 2.500 Ausführungen (Pro: 50 € für 10.000). Oder das Unternehmen betreibt n8n selbst, dann kostet die Community Edition ohne Lizenzschlüssel nichts. Der Business-Tarif mit Single Sign-on, Versionsverwaltung über Git und getrennten Umgebungen für Test und Betrieb kostet 667 € im Monat für 40.000 Ausführungen und ist nur zum Selbstbetrieb erhältlich. Unternehmen mit weniger als 20 Beschäftigten bekommen darauf 50 % Nachlass.

Wer selbst betreibt, ist für Server, Updates, Sicherungen und Überwachung zuständig, selbst oder über einen Dienstleister. Neue Versionen erscheinen fast jede Woche, und n8n rät, mindestens einmal im Monat zu aktualisieren, vorher die Release-Notes auf inkompatible Änderungen zu lesen und das Update erst in einer Testumgebung auszuprobieren. Zur Sicherung gehört neben der Datenbank der Schlüssel, mit dem n8n die Zugangsdaten verschlüsselt; ohne ihn sind die gesicherten Zugangsdaten nicht mehr lesbar.

Und der Editor verlangt mehr technisches Verständnis als Zapier, etwa im Umgang mit Datenstrukturen.

Wo fertige Bausteine nicht reichen, lässt sich im Code-Knoten JavaScript oder Python schreiben. Externe Bibliotheken lassen sich dabei nur im Selbstbetrieb freigeben, in der Cloud nicht nachladen. Für KI-Aufgaben verbindet ein eigener Agent-Knoten ein Sprachmodell mit Werkzeugen.

Der Quellcode ist öffentlich, Open Source im engeren Sinn ist n8n aber nicht. Die Lizenz (Sustainable Use License) erlaubt den Einsatz für eigene interne Geschäftszwecke und verbietet, n8n gegen Geld an andere weiterzugeben; einige Funktionen stehen unter einer gesonderten Enterprise-Lizenz. Für ein Unternehmen, das seine eigenen Abläufe automatisiert, spielt das in der Regel keine Rolle.

Datenschutz: Zapier verarbeitet in den USA, die anderen auch in der EU

Durch eine Workflow-Plattform laufen oft genau die Daten, die besonders geschützt sein sollen: Rechnungen, Bewerbungen, Kundendaten. Bei einer Cloud-Plattform verarbeitet der Anbieter sie im Auftrag. Dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und der Ort zählt.

Zapier stellt einen eigenen Vertrag mit Standardvertragsklauseln bereit; Verträge anderer Unternehmen unterschreibt Zapier nicht. Bei Make lohnt der Blick auf die Region schon bei der Anmeldung, weil sie sich später nicht ändern lässt. Bei Power Automate stellt Microsoft für ältere Flows, die vor November 2024 außerhalb von Lösungen angelegt wurden, ein Migrationswerkzeug bereit, damit auch deren pseudonymisierte Kennungen in der EU bleiben.

Kombinieren geht, wechseln kostet

Die Wahl muss nicht ausschließlich sein. In einem Unternehmen mit Microsoft 365 kann Power Automate übernehmen, was im Tenant bleibt, etwa Freigaben in Teams oder Ablagen in SharePoint, und n8n oder Make die Abläufe über ERP, Webshop und Fachsoftware.

Ein späterer Wechsel ist dagegen aufwendig. Jede Plattform speichert Workflows in ihrem eigenen Format, und wer wechselt, baut die Abläufe in der Regel neu. Ich würde deshalb mit einem einzelnen, klar abgegrenzten Ablauf anfangen, etwa der Bestellung vom Anfang, und erst danach festlegen, worauf die nächsten aufbauen.

Diesem ersten Ablauf würde ich von Anfang an einen zweiten Besitzer geben. Bei Power Automate hängen Flow und Verbindungen sonst allein am Konto der Person, die ihn gebaut hat. Verlässt sie das Unternehmen, schaltet Microsoft den Flow nach 14 Tagen ab, wenn niemand ihn übernimmt.

Zur Einordnung: Katio Tech baut Workflows mit n8n und Power Automate. Wie ein solcher Ablauf aussieht, zeigt die Seite Automatisierung.