E-Rechnung ab Januar 2027: Was Unternehmen jetzt umstellen müssen

Die kurze Antwort

• Lag der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Rechnungen an Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen sein, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).
• Bis 800.000 Euro dürfen Rechnungen für Leistungen aus 2027 noch bis Ende 2027 auf Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, als PDF kommen.
• Leistungen aus 2026 am besten noch im Dezember abrechnen, sonst verlangt der Gesetzeswortlaut auch vom kleinen Betrieb eine E-Rechnung.
• Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
• Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern.
• Wer die Pflicht verpasst, begeht laut Bundesfinanzministerium (BMF) keine Ordnungswidrigkeit. Die Rechnung gilt aber nicht als ordnungsgemäß, und das trifft vor allem den Kunden.

Bin ich betroffen? Drei Fragen

Ob ein Betrieb ab Januar umstellen muss, klären drei Fragen.

Prüfschema · Frage 1 von 3

Geht es um Rechnungen zwischen zwei Unternehmen in Deutschland?

Der eigene Betrieb und der Kunde haben ihren Sitz oder eine beteiligte Betriebsstätte in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden, ins Ausland und an Vereine oder Behörden, die nicht unternehmerisch handeln, zählen nicht.

Prüfschema · Frage 2 von 3

Nutzt der Betrieb die Kleinunternehmerregelung?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Ihr Gesamtumsatz lag im Vorjahr bei höchstens 25.000 Euro und liegt im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 Euro.

Prüfschema · Frage 3 von 3

Lag der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro?

Gezählt werden die vereinnahmten Entgelte ohne Umsatzsteuer, ohne Verkäufe von Anlagevermögen und ohne bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 19 Absatz 2 UStG).

Auch bei einer Pflicht brauchen manche Rechnungen keine E-Rechnung: Kleinbeträge bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und viele steuerfreie Umsätze, etwa steuerfreie Vermietung oder Finanzdienstleistungen. Wer Rechnungen per EDI austauscht, einem älteren Verfahren für den direkten Datenaustausch zwischen Firmen, darf es mit Zustimmung des Kunden noch bis Ende 2027 weiter nutzen.

Barkäufe zählen ebenfalls. Für ein Geschäftsessen über 250 Euro muss ein Restaurant, das unter die Pflicht fällt, laut BMF ab dann eine E-Rechnung ausstellen, ebenso ein Baumarkt beim Materialeinkauf. Das BMF schlägt vor, vor Ort einen Kassenbeleg auszugeben und die E-Rechnung später per Mail nachzuschicken. Wer bewirtet oder einkauft, sollte deshalb eine Mailadresse für Rechnungen parat haben.

Die Falle beim Leistungsdatum trifft auch kleine Betriebe

Der Auftrag ist im Dezember 2026 erledigt, die Rechnung geht im Januar 2027 raus. Wörtlich genommen verlangt das Gesetz dafür eine E-Rechnung, auch beim kleinen Betrieb.

Nach § 27 Absatz 38 UStG darf eine Rechnung für eine Leistung aus 2025 oder 2026 nur dann noch als PDF oder auf Papier kommen, wenn sie bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Die verlängerte Frist für Betriebe bis 800.000 Euro gilt nur für Leistungen ab 2027. Für die Januar-Rechnung greift also keine der beiden Übergangsregeln.

Laut Haufe hat das BMF in einem nicht veröffentlichten Schreiben an die Energiewirtschaft die Gegenposition vertreten: Maßgeblich sei nur das Leistungsdatum. Danach dürfte eine Leistung aus 2026 auch im Januar noch als PDF oder auf Papier abgerechnet werden. Haufe hält das für einen Widerspruch zum Gesetz, und ob die Finanzverwaltung dabei bleibt, ist offen. Ich würde mich nicht darauf verlassen. Der sichere Weg: Leistungen aus 2026 noch im Dezember abrechnen oder die Januar-Rechnung gleich als E-Rechnung schreiben.

Für Abschlags- und Anzahlungsrechnungen hat das BMF am 15. Oktober 2026 eine Erleichterung bestätigt: Wer sie vor dem Beginn seiner Pflicht schreibt, darf sie noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF schicken, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen.

Warum ein PDF aus Word nicht mehr reicht

Eine E-Rechnung ist laut Gesetz eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Gemeint ist eine Datei nach der europäischen Norm EN 16931, in der jede Angabe in einem festen Feld steht: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Positionen, Steuersatz, Beträge. Ein PDF sieht für Menschen genauso aus, die Software des Kunden muss es aber erst mühsam auslesen.

In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung ist eine reine XML-Datei. Zum Anschauen braucht man ein Anzeigeprogramm; die Finanzverwaltung bietet dafür kostenlos den E-Rechnungsviewer bei ELSTER an.
• ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Weichen beide Teile voneinander ab, gilt seit 2025 der XML-Teil, nicht das sichtbare PDF. ZUGFeRD gibt es in Profilen mit unterschiedlich vielen Angaben; die beiden kleinsten, MINIMUM und BASIC-WL, enthalten weniger, als die Norm verlangt, und zählen deshalb nicht als E-Rechnung.

Mit Word oder Excel allein entsteht also keine E-Rechnung, denn es fehlt der XML-Teil. Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Anhang, etwa ein Stundennachweis als PDF, darf nur ergänzen.

Das BMF empfiehlt, jede E-Rechnung vor dem Versand prüfen zu lassen (Validierung). Pflicht ist das nicht, aber es findet fehlende oder widersprüchliche Angaben, bevor der Kunde sie findet.

Was die Buchhaltungssoftware können muss

Wer heute in Word schreibt, braucht künftig ein Programm, das E-Rechnungen erzeugt: das Rechnungsmodul der vorhandenen Buchhaltungssoftware, ein eigenes Rechnungsprogramm oder einen Weg, den das Steuerbüro anbietet. Was passt, hängt vor allem an der Zahl der Rechnungen und daran, womit das Steuerbüro arbeitet. Bei jeder dieser Lösungen sollten vor Januar fünf Fragen geklärt sein, im Zweifel direkt mit dem Anbieter:

• Erzeugt das Programm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, und welches Profil? MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
• Prüft es die Datei vor dem Versand?
• Kann es eingehende E-Rechnungen aus dem Postfach übernehmen und lesbar anzeigen?
• Bewahrt es den XML-Teil unverändert auf? Aufzubewahren ist jede Rechnung acht Jahre, bei einer E-Rechnung mindestens der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form.
• Wie kommen die Daten zum Steuerbüro, und geht der XML-Teil dabei mit?

Für den Versand genügt eine Mail mit der Datei im Anhang. Den Weg zum Kunden schreibt das Gesetz nicht vor, ein Portal oder eine Schnittstelle gehen auch. Eine Leitweg-ID, wie sie Behörden verlangen, braucht es zwischen Unternehmen nicht.

BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026: kein Bußgeld, aber Folgen für den Kunden

Das dritte BMF-Schreiben zur E-Rechnung kam elf Wochen vor dem Stichtag. Für die meisten Betriebe zählen vier Punkte:

• Wer trotz Pflicht eine PDF- oder Papierrechnung schickt, begeht keine Ordnungswidrigkeit. Ein Bußgeld droht also nicht.
• Die Rechnung gilt dann aber nicht als ordnungsgemäß. Den Vorsteuerabzug des Kunden kann das Finanzamt nach dem BMF-Schreiben vom Oktober 2025 trotzdem anerkennen, wenn die Rechnung inhaltlich richtig und vollständig ist. Darauf bauen würde ich nicht: Für den Kunden bleibt es eine Rechnung, die nicht den Regeln entspricht.
• Bei Rechnungen auf Bruttopreisbasis, etwa für preisgebundene Bücher, dürfen bis Ende 2027 im strukturierten Teil nur die Summen je Steuersatz stehen, wenn die Einzelpositionen in einem lesbaren Anhang folgen. XRechnung und ZUGFeRD kennen noch kein Format für Bruttopreise.
• Korrekturen einer E-Rechnung müssen wieder E-Rechnungen sein. Welche Form die Korrektur hat, stellt das BMF derzeit frei, solange am Ende eindeutig ist, was gilt.

E-Rechnungen, die bis Ende 2026 nach den bisherigen BMF-Schreiben erstellt werden, beanstandet die Finanzverwaltung nicht, auch wenn sie die neuen Feinheiten noch nicht erfüllen.

Arbeit sparen lässt sich beim Rechnungseingang

Gesetzlich verlangt ist nur, E-Rechnungen zu empfangen, richtig zu schreiben und aufzubewahren. Der Nutzen liegt im freiwilligen Teil: die Daten weiter elektronisch zu verarbeiten.

Kommt eine Rechnung als PDF, tippt jemand Lieferant, Betrag, Steuersatz und Fälligkeit ab oder lässt sie von einer Texterkennung lesen, die sich manchmal irrt. Bei einer E-Rechnung stehen diese Angaben schon in festen Feldern. Ein Ablauf kann die Datei aus dem Postfach holen, prüfen, den XML-Teil unverändert ablegen, die Rechnung zur Freigabe schicken und die Daten an die Buchhaltung übergeben, ohne dass jemand abtippt. Solche Abläufe lassen sich mit Werkzeugen wie n8n oder Power Automate bauen; was sie kosten und wofür welches taugt, steht im Vergleich der Workflow-Werkzeuge. Wie Katio Tech solche Abläufe umsetzt, zeigt die Seite Automatisierung.

Das lohnt sich vor allem dort, wo viele Eingangsrechnungen von wenigen Lieferanten kommen. Mit jedem Lieferanten, der umstellt, wird der Anteil größer, der ohne Abtippen durchläuft.

Was jetzt zu tun ist

Die nächste Stufe gilt ab dem 1. Januar 2027. Bis dahin in dieser Reihenfolge:

• Den Gesamtumsatz 2026 abschätzen, bei Werten nahe 800.000 Euro mit dem Steuerbüro.
• Beim Anbieter des Rechnungsprogramms die fünf Fragen klären und eine Test-E-Rechnung an sich selbst schicken.
• Leistungen aus 2026 möglichst noch im Dezember abrechnen.
• Eine feste Mailadresse für eingehende Rechnungen einrichten und den Lieferanten mitteilen.

Für den Betrieb vom Anfang heißt das: Die Rechnung entsteht künftig im Rechnungsprogramm statt in Word, und am Versand per Mail ändert sich nichts. Nur der Anhang ist dann eine Datei, die der Kunde nicht mehr abtippen muss.